World Café methode: uitleg, opzet en voorbeeldvragen

Wat is de World Café methode?

World Café is ontwikkeld in de jaren negentig door Juanita Brown en David Isaacs. Het idee is dat de beste gesprekken vaak informeel ontstaan, zoals in een café. De opzet bootst die sfeer na: kleine tafels, een ontspannen setting, papier op tafel om op te schrijven en tekenen. Het verschil met een gewone discussie is de structuur van rondes. Doordat mensen wisselen, neemt elke deelnemer ideeën mee naar een nieuwe groep. Na drie rondes heeft iedereen met tien tot vijftien anderen gesproken en zijn patronen zichtbaar die geen enkele tafel alleen had gevonden.

Wanneer kies je voor World Café?

World Café past als je breed wilt verkennen en draagvlak wilt opbouwen, niet als je binnen een uur een besluit moet nemen. Het werkt goed bij strategiesessies, medewerkersbijeenkomsten, participatietrajecten en congressen waar je de zaal actief wilt betrekken. Het werkt minder goed als de groep kleiner is dan ongeveer twaalf mensen, of als de vraag vooral expertkennis vraagt die maar een paar aanwezigen hebben.

Stappenplan: zo zet je een World Café op

1. Formuleer één centrale vraag en per ronde een deelvraag die erop voortbouwt.
2. Reken het aantal tafels uit: deelnemers gedeeld door vijf, naar boven afgerond.
3. Kies per tafel een host die blijft zitten, samenvat en nieuwkomers bijpraat.
4. Plan drie rondes van 20 tot 30 minuten, met vijf minuten wisseltijd.
5. Sluit af met een plenaire oogst van 20 tot 30 minuten waarin patronen worden benoemd.
6. Leg vooraf vast wie het verslag maakt en wanneer het wordt gedeeld.

Goede World Café vragen

Een goede vraag is open, relevant voor iedereen aan tafel en net uitdagend genoeg. Vermijd ja/nee-vragen en vragen waar het antwoord al vastligt. Bouw de rondes op van verkennen naar verdiepen naar concreet maken.

Veelgemaakte fouten

De meest voorkomende fout is te veel willen in te weinig tijd. Rondes van tien minuten voelen efficiënt, maar het gesprek komt dan niet verder dan de eerste reacties. Een tweede fout is de oogst overslaan omdat de tijd op is; dan voelen deelnemers dat hun inbreng verdwijnt. Een derde fout is dat de tafelhost gaat voorzitten in plaats van luisteren. Geef hosts vooraf een korte instructie: welkom heten, samenvatten wat er eerder is gezegd en daarna vooral vragen stellen.

De zaal inrichten

De ruimte bepaalt voor een groot deel hoe het gesprek verloopt. Gebruik kleine ronde tafels of statafels voor vier tot zes mensen en zet ze ver genoeg uit elkaar, zodat tafels elkaar niet overstemmen. Leg op elke tafel groot papier en stiften, zodat mensen al pratend kunnen schrijven en tekenen. Zet de centrale vraag zichtbaar op een scherm of op een kaart op elke tafel. Een rustige achtergrondmuziek tijdens het wisselen helpt om het tempo erin te houden, maar zet die uit zodra de ronde begint. Plan een vaste plek voor de facilitator, met zicht op de hele zaal en een duidelijk signaal voor het einde van een ronde, zoals een bel of het dimmen van het licht.

Een voorbeeldschema van twee uur

Een schema helpt om de tijd te bewaken, juist omdat World Café ontspannen voelt. Dit is een opzet die in de praktijk goed werkt voor groepen van 30 tot 150 deelnemers.

• 0:00 tot 0:10: welkom, doel van de sessie en uitleg van de spelregels.
• 0:10 tot 0:35: ronde 1, verkennen.
• 0:35 tot 1:00: ronde 2, verdiepen, na een wissel van vijf minuten.
• 1:00 tot 1:25: ronde 3, concreet maken.
• 1:25 tot 1:55: plenaire oogst, waarin tafelhosts kort delen wat opviel.
• 1:55 tot 2:00: afsluiting en uitleg over het vervolg.

De oogst vastleggen

Papieren tafelkleden en post-its geven een mooi beeld, maar zijn lastig uit te werken. Na een sessie met vijftien tafels ligt er een stapel papier waar iemand dagen mee bezig is, en de nuance van het gesprek is dan al weg. Je kunt per tafel een notulist aanwijzen, maar dan doet die persoon niet meer mee. Een alternatief is EchoSphere: één telefoon per tafel neemt het gesprek op, de moderator ziet live per tafel en per ronde wat er speelt, en na afloop staat er een samenvatting en een presentatie klaar. Meer daarover lees je op de pagina over World Café software.

Veelgestelde vragen