Open Space Technology: zo organiseer je een Open Space-sessie

Wat is Open Space Technology?

Harrison Owen bedacht Open Space in de jaren tachtig, nadat hij merkte dat de koffiepauzes op conferenties vaak waardevoller waren dan het programma. Een Open Space begint in een kring. De facilitator introduceert het thema en de spelregels. Daarna kan iedereen een onderwerp op een vel schrijven, het hardop aankondigen en op de marktplaats hangen: een muur met tijdsloten en ruimtes. Deelnemers kiezen vervolgens zelf welke gesprekken ze bijwonen. Er is geen vooraf vastgesteld resultaat; wel wordt van elk gesprek een kort verslag gemaakt.

De vier principes en de wet van twee voeten

Open Space draait op een paar eenvoudige afspraken die de facilitator aan het begin uitlegt. Ze klinken licht, maar ze halen de druk weg die gesprekken vaak verlamt.

• Wie er komt, zijn de juiste mensen.
• Wat er gebeurt, is het enige wat had kunnen gebeuren.
• Wanneer het begint, is het juiste moment.
• Als het voorbij is, is het voorbij.
• De wet van twee voeten: als je niets leert of bijdraagt, loop je naar een ander gesprek.

Stappenplan voor een Open Space-sessie

1. Formuleer een uitnodigend thema als vraag, bijvoorbeeld 'Hoe maken we onze stad samen klimaatbestendig?'.
2. Zorg voor een grote zaal voor de kring plus losse plekken voor gesprekken.
3. Maak een marktplaats met tijdsloten van 45 tot 60 minuten en genummerde ruimtes.
4. Open in een kring, leg principes uit en nodig mensen uit onderwerpen aan te dragen.
5. Laat elke initiatiefnemer zorgen voor een kort verslag van zijn of haar gesprek.
6. Sluit af in de kring: wat neem je mee, en welke onderwerpen verdienen een vervolg?

Praktische tips

Een paar dingen maken het verschil tussen een levendige Open Space en een rommelige middag.

Wanneer Open Space wel en niet werkt

Owen noemde een paar voorwaarden waaronder Open Space het best werkt: een echt en urgent vraagstuk, een complexe situatie waarin niemand het antwoord alleen heeft, diversiteit in de groep en een zekere spanning of zelfs conflict. Als het antwoord al vastligt, of als de opdrachtgever niet bereid is iets met de uitkomsten te doen, werkt Open Space averechts. Deelnemers voelen dan snel dat hun energie nergens naartoe gaat. Bespreek dit vooraf eerlijk met de opdrachtgever. Een tweede valkuil is dat de organisatie toch stiekem een programma wil: vooraf ingeplande sessies of sprekers die de agenda vullen. Dat neemt precies de ruimte weg waar Open Space om draait. Houd het programma leeg en vertrouw op de groep.

Rollen tijdens de gesprekken

Naast de initiatiefnemer kent Open Space twee bekende rollen die ontstaan door de wet van twee voeten. Hommels vliegen van gesprek naar gesprek en nemen ideeën mee, zoals bijen stuifmeel. Vlinders bewegen zich buiten de gesprekken, bij de koffie of op het terras, en daar ontstaan soms de waardevolste ontmoetingen. Beide rollen zijn welkom. Leg dat aan het begin uit, zodat niemand zich schuldig voelt als hij een gesprek verlaat. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het starten van het gesprek en voor het verslag, niet voor het sturen van de inhoud. Een eenvoudig verslagformulier met titel, initiatiefnemer, deelnemers, belangrijkste punten en vervolgacties helpt om alle verslagen vergelijkbaar te maken.

Voorbeeld van een Open Space-dag

Een dag van 09:00 tot 16:30 biedt ruimte voor drie gespreksrondes. Je opent om 09:00 in de kring met het thema en de spelregels. Rond 09:45 is de marktplaats gevuld en starten de eerste gesprekken, die tot 10:45 duren. Na een pauze volgt een tweede ronde tot 12:15, dan lunch. Na de lunch is er een derde ronde van 13:15 tot 14:15. Daarna kun je een convergentieblok inbouwen: alle verslagen hangen aan de muur, deelnemers lezen ze en zetten stippen bij onderwerpen die volgens hen een vervolg verdienen. Om 15:45 sluit je af in de kring met korte reflecties van deelnemers.

Het verslag: de zwakke plek van Open Space

Omdat gesprekken parallel lopen, weet niemand na afloop precies wat overal is gezegd. Handgeschreven verslagen variëren sterk in kwaliteit en zijn vaak te summier om op door te bouwen. Dat is precies waar EchoSphere kan helpen: leg in elke gespreksruimte een telefoon neer en elk gesprek wordt getranscribeerd en samengevat, zonder dat de initiatiefnemer hoeft te notuleren. De organisator ziet tijdens de sessie al welke thema's terugkomen en heeft na afloop een overzicht van alle gesprekken.

Veelgestelde vragen